Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is:

• De heer Marceau Timbal-Duclaux de Martin--Loury, eenmanszaak (entrepreneur individuel, EI), exploitant van de dienst “Vocaway”.
• Adres: 25 rue Broca, 75005 Parijs, Frankrijk.
• SIREN: 999 443 013 — SIRET: 999 443 013 00019.
• Aanspreekpunt voor gegevensbescherming: de heer Marceau Timbal-Duclaux de Martin--Loury (een functionaris voor gegevensbescherming is momenteel wettelijk niet vereist).
• Contact voor privacyvragen: contact@vocaway.com

• E-mailadres, naam, voornaam of pseudoniem, voorkeurstaal en -thema.
• Wachtwoord, uitsluitend opgeslagen in de vorm van een onomkeerbare hash.
• Bij inloggen met Google: Google-ID, naam, e-mailadres en profielfoto die Google met uw toestemming doorgeeft. Wij ontvangen nooit uw Google-wachtwoord.
• Profiel en rol (particulier, student, lid of beheerder van een instelling).

• Uw stem, die tijdens de simulaties via de microfoon wordt opgevangen en live naar de spraakherkenning wordt gestuurd om te worden getranscribeerd; er worden geen audio-opnamen bewaard.
• Schriftelijke transcripties van uw gesprekken met de AI-recruiter.
• Documenten die u uploadt (cv, vacature, motivatiebrief).
• Simulatie-instellingen, evaluatierapporten, scores, indicatoren (spreektempo, pauzes, stopwoordjes, opbouw van het betoog) en voortgangsgeschiedenis.

• Geschiedenis van bestellingen, abonnementen, creditpakketten, facturen en factuurgegevens.
• Bankkaartgegevens worden rechtstreeks bij Stripe ingevoerd en worden nooit door Vocaway ontvangen of opgeslagen.

• Wanneer uw account gekoppeld is aan een school of organisatie: lidmaatschap van een groep, gebruikte toegangscode, toegekende credits, deelname en geaggregeerde of individuele resultaten die ter beschikking worden gesteld van de verantwoordelijken van de instelling, binnen de grenzen van het contract.

• Inhoud van uw berichten, e-mailadres en gegevens die nodig zijn om uw verzoek te behandelen.

• IP-adres, type browser en apparaat, tijdstempels van verbindingen, logbestanden van toegang, fouten en gevoelige handelingen.
• Voorkeuren die op uw apparaat zijn opgeslagen (taal, thema, cookiekeuzes).

Elke verwerking berust op een specifieke rechtsgrond (artikel 6 van de AVG):

• Aanmaken en beheren van uw account, authenticatie (ook via Google).
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (AGV) — artikel 6.1.b van de AVG.
• Uitvoeren van de simulaties: live transcriptie van de stem, analyse van geüploade documenten, antwoorden van de AI-recruiter, genereren van het evaluatierapport en opvolging van uw voortgang.
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst — artikel 6.1.b van de AVG.
• Bètatesterprogramma: antwoorden op de vragenlijsten die na de simulaties worden ingevuld, gekoppeld aan de betreffende simulatie, om de AI-recruiter, het evaluatierapport en het Platform te verbeteren. Ze worden samen met uw account verwijderd.
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (programmavoorwaarden aanvaard bij deelname) — artikel 6.1.b van de AVG.
• Betalingen, beheer van abonnementen en credits, facturatie en boekhouding.
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b) en naleving van een wettelijke verplichting tot boekhoudkundige en fiscale bewaring (artikel 6.1.c).
• Beveiliging van het Platform, voorkoming van fraude en misbruik, beveiligingslogs.
  • Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang van Vocaway om de Dienst en zijn gebruikers te beschermen (artikel 6.1.f).
• Gebruikersondersteuning en service-e-mails (verificatie van het adres, wachtwoordherstel, beveiligingswaarschuwingen, informatie over het account).
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang om op uw verzoeken te antwoorden (artikelen 6.1.b en 6.1.f).
• Beheer van groepen voor scholen en organisaties die klant zijn.
  • Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst tussen Vocaway en de instelling (artikel 6.1.b), en gerechtvaardigd belang van de instelling om de opleiding van haar leden op te volgen (artikel 6.1.f).
• Niet-essentiële cookies en trackers (bezoekersmeting, indien van toepassing).
  • Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1.a van de AVG en artikel 82 van de wet Informatique et Libertés), die u op elk moment kunt intrekken.

Vocaway verkoopt uw gegevens niet en gebruikt ze niet voor advertentiedoeleinden.

Het e-mailadres en het wachtwoord (of inloggen met Google) zijn nodig om een account aan te maken. Toegang tot de microfoon en transcriptie van de stem zijn onmisbaar om een simulatie uit te voeren. Factuurgegevens zijn vereist voor elke aankoop. Zonder deze gegevens kan de betreffende dienst niet worden geleverd.

De overige gegevens (foto, geüploade documenten, aanvullende profielinformatie) zijn facultatief.

• U communiceert met een systeem van artificiële intelligentie: de recruiter is geen echte persoon, en de stem die u hoort is synthetisch, gegenereerd door AI.
• Om te kunnen werken, wordt de inhoud van uw simulaties (audio, transcripties, geüploade documenten en instructies) doorgegeven aan Mistral AI (Frankrijk), dat de taalmodellen, de spraakherkenning en de spraaksynthese levert. Vocaway eist contractueel dat deze inhoud niet wordt gebruikt om de modellen van Mistral AI te trainen of te verbeteren.
• Het evaluatierapport is een geautomatiseerde score die uitsluitend voor oefendoeleinden wordt gegenereerd. Het heeft geen rechtsgevolgen en treft u niet in aanmerkelijke mate in de zin van artikel 22 van de AVG: het is geen officieel cijfer en geen beslissing over aanwerving of toelating.
• U kunt een evaluatie betwisten of vragen dat deze door een mens wordt beoordeeld door te schrijven naar de support: contact@vocaway.com.
• De door de AI gegenereerde resultaten kunnen fouten bevatten; ze moeten worden opgevat als didactisch advies.

Uw gegevens zijn uitsluitend toegankelijk voor de bevoegde personen van Vocaway en, binnen de grenzen van hun opdracht, voor de volgende verwerkers, die op instructie handelen en gebonden zijn aan vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen:

• Mistral AI SAS — Frankrijk (Europese Unie)
  • Taalmodellen, transcriptie (Voxtral) en spraaksynthese van de simulaties.
• Stripe Payments Europe Ltd — Ierland, met mogelijke doorgifte aan Stripe, Inc. (Verenigde Staten)
  • Online betaling, beheer van abonnementen, fraudepreventie.
• OVH SAS — Frankrijk
  • Hosting van de applicatie en de gegevens.
• OVH SAS (OVHcloud Object Storage) — Frankrijk
  • Opslag van geüploade documenten en als pdf geëxporteerde evaluatierapporten.
• Brevo SAS — Frankrijk
  • Verzending van de service-e-mails (e-maildienst).
• Cloudflare, Inc. — Verenigde Staten
  • Levering van de website (CDN), bescherming tegen aanvallen (applicatiefirewall) en anti-botverificatie met Cloudflare Turnstile op de formulieren voor registratie, inloggen, wachtwoord vergeten en contact (verwerking van het IP-adres en technische kenmerken van de browser).
• Google Ireland Ltd / Google LLC — Ierland en Verenigde Staten
  • Alleen als u ervoor kiest in te loggen met Google (authenticatie).

Als uw account gekoppeld is aan een instelling, zijn de aangewezen verantwoordelijken van die instelling eveneens ontvanger van de groepsgegevens die in artikel 2.4 worden beschreven. Tot slot kunnen uw gegevens aan de autoriteiten worden verstrekt wanneer de wet dat vereist.

De gegevens van de simulaties worden door Mistral AI in Frankrijk verwerkt. Bepaalde dienstverleners kunnen gegevens doorgeven aan de Verenigde Staten: Stripe, Google en Cloudflare. Deze doorgiften vallen onder het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie betreffende het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (EU-US Data Privacy Framework), waarvoor deze ondernemingen gecertificeerd zijn, en anders onder de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie.

U kunt een kopie van deze waarborgen verkrijgen door te schrijven naar contact@vocaway.com.

• Account: gedurende de volledige duur van de contractuele relatie.
• Inactief account van een particulier of student zonder lopend abonnement: verwijderd na 3 jaar zonder inloggen. U ontvangt 30 dagen vóór de verwijdering een waarschuwingsmail. De accounts van de verantwoordelijken en medewerkers van een instelling worden bewaard zolang het contract met de instelling loopt.
• Account waarvan het e-mailadres niet is geverifieerd: verwijderd 30 dagen na het aanmaken.
• Transcripties, geüploade documenten en evaluatierapporten: bewaard totdat u ze verwijdert of totdat uw account wordt verwijderd.
• Verwijdering van het account: deze wordt van kracht na een bedenktijd van 30 dagen, waarin u de verwijdering kunt annuleren door opnieuw in te loggen. Na deze termijn worden de gegevens definitief gewist.
• Facturen en boekhoudstukken: 10 jaar (artikel L. 123-22 van de Franse Code de commerce).
• Beveiligingslogs: maximaal 12 maanden.
• Contact met de support: gedurende de tijd die nodig is om het verzoek te behandelen, daarna maximaal 3 jaar na het laatste contact.
• Cookiekeuzes: 6 maanden, waarna uw keuze opnieuw wordt gevraagd. De bewijzen van deze keuzes (willekeurige identificator, versie, datum, beslissing) worden 5 jaar en 6 maanden bewaard.

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

• Recht op inzage (artikel 15 van de AVG) en recht op rectificatie (artikel 16).
• Recht op gegevenswissing (artikel 17), onder voorbehoud van wettelijke bewaarverplichtingen.
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18).
• Recht van bezwaar (artikel 21) tegen verwerkingen die op het gerechtvaardigd belang berusten.
• Recht op overdraagbaarheid (artikel 20) van de gegevens die u ons hebt verstrekt.
• Recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan reeds uitgevoerde verwerkingen.
• Recht om richtlijnen vast te leggen over wat er na uw overlijden met uw gegevens gebeurt (artikel 85 van de wet Informatique et Libertés).

• Export van uw gegevens: via Instellingen kunt u een kopie van uw gegevens downloaden in een gestructureerd en machineleesbaar formaat.
• Verwijdering van het account: via Instellingen, met een bedenktijd van 30 dagen waarin u de verwijdering kunt annuleren.
• Rectificatie: uw profielgegevens kunt u op elk moment wijzigen via Instellingen.
• Cookies: via de link “Cookies beheren” onderaan elke pagina.

U kunt uw rechten ook uitoefenen door te schrijven naar contact@vocaway.com. Bij redelijke twijfel kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen. Wij antwoorden binnen een maand; deze termijn kan voor complexe verzoeken met twee maanden worden verlengd, waarover u dan wordt geïnformeerd.

Als u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de Franse toezichthouder, de Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 — www.cnil.fr.

De Dienst is bestemd voor personen van ten minste 15 jaar. Overeenkomstig artikel 45 van de wet Informatique et Libertés mag een minderjarige jonger dan 15 jaar de Dienst alleen gebruiken met de gezamenlijke toestemming van een van de personen die het ouderlijk gezag uitoefenen. Als wij vernemen dat een account zonder deze toestemming is aangemaakt, kunnen wij het opschorten of verwijderen.

Vocaway neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Versleuteling van de communicatie (HTTPS/TLS).
• Sterke hashing van wachtwoorden (Argon2id).
• Sessies beveiligd met beveiligde cookies (httpOnly).
• Strikte toegangscontrole en logging van gevoelige handelingen.

Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten, wordt de CNIL binnen 72 uur op de hoogte gebracht en wordt u onverwijld geïnformeerd als het risico hoog is.

Het Platform gebruikt cookies en lokale opslag die strikt noodzakelijk zijn voor de werking ervan. Niet-essentiële trackers worden alleen geplaatst met uw toestemming, die u op elk moment kunt wijzigen via de link “Cookies beheren”. Meer details vindt u in het Cookiebeleid.

Dit beleid kan worden gewijzigd. De versie en de datum van inwerkingtreding staan bovenaan deze pagina. Bij een belangrijke wijziging wordt u ten minste 30 dagen vóór de inwerkingtreding per e-mail of via een melding in uw persoonlijke omgeving geïnformeerd.