Tóm tắt nhanh
Chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn xin việc nghĩa là khi đến nơi, bạn nắm rõ ba điều: vị trí đòi hỏi gì, bạn đã làm được gì để chứng minh điều đó, và cách diễn đạt nó rõ ràng bằng lời nói. Mọi thứ khác đều bắt nguồn từ đây.
Cụ thể, quá trình chuẩn bị gồm bảy bước: phân tích tin tuyển dụng, tìm hiểu về công ty, xem lại kinh nghiệm của mình bằng con mắt của nhà tuyển dụng, chuẩn bị ví dụ, luyện các câu hỏi không thể thiếu, chuẩn bị câu hỏi của riêng bạn, rồi tập nói thành tiếng. Hãy dành vài giờ, nếu được thì chia ra nhiều ngày: chính việc luyện nói, chứ không phải việc đọc, mới tạo nên khác biệt vào ngày phỏng vấn.
Bước 1: phân tích tin tuyển dụng
Tin tuyển dụng là nguồn thông tin quý giá nhất: nó ghi rõ giấy trắng mực đen những gì nhà tuyển dụng sẽ kiểm tra. Hãy in ra hoặc sao chép lại, rồi gạch chân mọi thứ trông giống một yêu cầu.
Sau đó, chia các yêu cầu này thành hai cột: năng lực bắt buộc (thường được nêu đầu tiên hoặc nhắc lại nhiều lần) và điểm cộng. Với mỗi năng lực bắt buộc, bạn cần nêu được ít nhất một ví dụ cụ thể từ kinh nghiệm của mình.
Nhiệm vụ chính: những việc bạn sẽ làm hằng ngày.
Các kỹ năng chuyên môn và công cụ được nhắc đến.
Các phẩm chất mong đợi: tính tự chủ, sự cẩn thận, khả năng giao tiếp, tinh thần làm việc nhóm…
Bối cảnh: vị trí mới tạo, tuyển thay thế, đội ngũ đang mở rộng, dự án chuyển đổi.
Những từ lặp lại nhiều lần: đó thường là ưu tiên thật sự.
Bước 2: tìm hiểu về công ty
“Bạn biết gì về công ty chúng tôi?” và “Vì sao bạn muốn làm việc ở đây?” là những câu hỏi thường gặp nhất. Một câu trả lời chung chung (“một công ty có tiếng, môi trường làm việc tốt”) sẽ bị nhận ra ngay: nó cho thấy bạn chưa hề tìm hiểu.
Hãy nhắm vào những điều cốt lõi, không cần đầy đủ mọi thứ: bạn cần giải thích được trong một phút công ty làm gì, phục vụ ai, đang ở giai đoạn nào, và cụ thể điều gì khiến bạn muốn gia nhập.
Website của công ty: lĩnh vực hoạt động, sản phẩm hoặc dịch vụ, khách hàng, giá trị cốt lõi, trang “tuyển dụng” hoặc “cơ hội nghề nghiệp”.
Tin tức gần đây: ra mắt sản phẩm, mở chi nhánh, thương vụ mua lại, kết quả kinh doanh, bài báo.
Trang LinkedIn của công ty và, nếu có thể, hồ sơ của những người đang làm vị trí tương tự vị trí bạn ứng tuyển.
Đánh giá của nhân viên, cần đọc với sự tỉnh táo: chúng cho biết về văn hóa công ty, chứ không phải sự thật tuyệt đối.
Nếu biết tên người phỏng vấn, hãy tìm hiểu vai trò và con đường sự nghiệp của họ.
Bước 3: đọc lại CV bằng con mắt của nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng có CV của bạn ngay trước mặt và sẽ dựa vào đó để đặt câu hỏi. Hãy đọc lại từng dòng và chuẩn bị giải thích mỗi trải nghiệm: bạn đã làm gì, học được gì, vì sao bạn rời đi.
Hãy xác định cả những điểm có thể khiến nhà tuyển dụng thắc mắc: một khoảng thời gian không đi làm, một công việc rất ngắn, một lần đổi hướng nghề nghiệp, một kỹ năng ghi trong CV mà bạn chưa thành thạo. Một lời giải thích ngắn gọn, trung thực và hướng về phía trước luôn tốt hơn sự ấp úng.
Bước 4: chuẩn bị sáu đến tám ví dụ cụ thể
Về bản chất, phần lớn câu hỏi phỏng vấn là yêu cầu đưa ra bằng chứng: “Hãy kể về một tình huống mà…”, “Bạn đã xử lý thế nào khi…”. Những ứng viên thuyết phục không phải là người khẳng định mình có phẩm chất này nọ, mà là người kể được những tình huống họ đã thể hiện phẩm chất đó.
Hãy chuẩn bị một kho nhỏ gồm sáu đến tám câu chuyện rút ra từ kinh nghiệm làm việc, thực tập, học tập hoặc hoạt động ngoại khóa của bạn. Xây dựng mỗi câu chuyện theo phương pháp STAR: Tình huống (Situation), Nhiệm vụ của bạn (Task), những Hành động bạn trực tiếp thực hiện (Action), và Kết quả đạt được (Result), có số liệu càng tốt.
Một thành công bạn tự hào, kèm kết quả đo lường được.
Một khó khăn hoặc thất bại, và bài học bạn rút ra.
Một lần làm việc nhóm, và vai trò cụ thể của bạn trong nhóm.
Một bất đồng hoặc mâu thuẫn mà bạn đã hóa giải.
Một tình huống chịu áp lực hoặc thời hạn gấp.
Một sáng kiến bạn chủ động thực hiện mà không ai yêu cầu.
Một lần bạn học nhanh một công cụ, một chủ đề hay một nghề mới.
Bước 5: luyện các câu hỏi không thể thiếu
Có những câu hỏi xuất hiện trong hầu hết mọi buổi phỏng vấn. Chúng không nhằm gài bẫy: mỗi câu giúp nhà tuyển dụng kiểm tra một điểm cụ thể, như động lực, mức độ phù hợp với vị trí hay khả năng nhìn nhận lại bản thân. Hãy chuẩn bị dàn ý trả lời cho từng câu, nhưng đừng học thuộc lòng.
“Hãy giới thiệu về bản thân”: phần giới thiệu 90 giây gồm ba phần (hiện tại, quá khứ, tương lai), hướng về vị trí ứng tuyển.
“Vì sao bạn chọn vị trí này? Vì sao chọn công ty chúng tôi?”: động lực của bạn, dựa trên những gì bạn đã tìm hiểu về công ty.
“Vì sao chúng tôi nên tuyển bạn?”: hai hoặc ba thế mạnh hữu ích nhất của bạn cho vị trí này, mỗi thế mạnh kèm một bằng chứng.
“Điểm mạnh của bạn là gì? Điểm yếu của bạn là gì?”: điểm mạnh được minh họa bằng ví dụ, một điểm yếu thật kèm những gì bạn đang làm để cải thiện.
“Hãy kể về một thất bại”: một tình huống có thật, phần trách nhiệm của bạn, và những gì bạn đã thay đổi sau đó.
“Bạn thấy mình ở đâu trong năm năm tới?”: một định hướng nhất quán với vị trí, không cần kế hoạch cứng nhắc.
“Mức lương mong muốn của bạn là bao nhiêu?”: một khoảng lương thực tế, được chuẩn bị trước dựa trên mặt bằng lương cho vị trí và số năm kinh nghiệm tương ứng.
Bước 6: chuẩn bị câu hỏi dành cho nhà tuyển dụng
“Bạn có câu hỏi nào không?” là câu khép lại gần như mọi buổi phỏng vấn. Trả lời “không, mọi thứ đã rõ” đồng nghĩa với việc bỏ lỡ cơ hội cuối cùng để thể hiện sự quan tâm. Hãy chuẩn bị ba đến năm câu hỏi và đặt hai hoặc ba câu, tùy vào những gì đã được đề cập.
Những câu hỏi hay nhất xoay quanh vị trí và cách để thành công ở vị trí đó. Hãy để dành các câu hỏi về ngày nghỉ hay phúc lợi cho giai đoạn sau của quy trình, trừ khi nhà tuyển dụng tự nhắc đến.
“Một ngày hay một tuần làm việc điển hình ở vị trí này sẽ như thế nào?”
“Đâu là những mục tiêu ưu tiên trong sáu tháng đầu tiên?”
“Đội ngũ mà tôi sẽ tham gia được tổ chức như thế nào?”
“Theo anh/chị, điều gì làm nên sự khác biệt của những người thành công ở vị trí này?”
“Các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng là gì?”
Bước 7: tập nói thành tiếng
Đây là bước hay bị bỏ qua nhất, nhưng lại hữu ích nhất. Một câu trả lời có vẻ rõ ràng trong đầu có thể trở nên lủng củng, dài dòng hoặc ngập ngừng khi nói ra. Chỉ có luyện nói mới bộc lộ được những lỗi này, và chính nhờ lặp lại mà bạn trở nên tự tin và súc tích hơn.
Có nhiều cách luyện tập bổ trợ cho nhau: trả lời thành tiếng và bấm giờ, quay video để quan sát tư thế và những thói quen lời nói, nhờ người thân đóng vai nhà tuyển dụng, hoặc dùng công cụ mô phỏng phỏng vấn.
Hãy nhắm đến câu trả lời dài từ một đến hai phút: dài hơn, nhà tuyển dụng sẽ mất tập trung.
Hãy ghi nhớ ý tưởng và ví dụ, đừng ghi nhớ câu chữ: câu trả lời học thuộc sẽ bị nhận ra ngay.
Hãy luyện cả những câu hỏi khiến bạn lúng túng: chính chúng mới tạo nên khác biệt.
Hãy tập ít nhất một lần trong điều kiện thật: cùng thời lượng, cùng trang phục, cùng hình thức (trực tiếp hoặc trực tuyến).
Ngày hôm trước và ngày phỏng vấn
Ngày hôm trước, đừng cố học thêm mọi thứ: hãy đọc lại ghi chú, kiểm tra công tác chuẩn bị và nghỉ ngơi. Vào ngày phỏng vấn, mục tiêu là đến nơi với tinh thần thoải mái, không phải kiệt sức vì ôn bài phút chót.
Kiểm tra giờ, địa chỉ hoặc đường link họp trực tuyến, tên và chức vụ của người phỏng vấn.
Phỏng vấn trực tiếp: tính toán đường đi với thời gian dư dả và đến sớm vài phút, nhưng không quá sớm.
Phỏng vấn trực tuyến: kiểm tra kết nối, micro và camera, chọn phông nền trung tính và một nơi yên tĩnh.
Chuẩn bị một bản CV, tin tuyển dụng và danh sách câu hỏi của bạn, cùng đồ dùng để ghi chép.
Chọn trang phục phù hợp với văn hóa công ty; nếu phân vân, hãy chọn chỉn chu hơn một chút.
Ngay trước buổi phỏng vấn: đọc lại ba yêu cầu then chốt và những ví dụ tốt nhất của bạn, rồi hít thở thật sâu.
Sau buổi phỏng vấn
Trong vòng hai mươi bốn giờ, một tin nhắn cảm ơn ngắn gửi người phỏng vấn sẽ thể hiện sự quan tâm của bạn và giúp bạn nhắc lại một điểm nổi bật trong cuộc trao đổi. Hãy viết ngắn gọn và mang dấu ấn cá nhân.
Sau đó, hãy ghi lại ngay khi còn nhớ rõ các câu hỏi đã được đặt ra và cách bạn trả lời: điều gì hiệu quả, điều gì khiến bạn lúng túng. Những ghi chú này rất quý cho vòng phỏng vấn thứ hai cũng như các buổi phỏng vấn sau. Nếu đã quá thời hạn phản hồi được thông báo, bạn hoàn toàn có thể lịch sự hỏi lại.
Những sai lầm phải trả giá đắt nhất
Đến phỏng vấn mà không biết gì về công ty lẫn nhiệm vụ cụ thể của vị trí.
Khẳng định mình có phẩm chất nhưng không bao giờ minh họa bằng ví dụ.
Kể lại CV thay vì kể một hành trình hướng về vị trí ứng tuyển.
Nói xấu công ty cũ hoặc quản lý cũ.
Trả lời dài năm phút và lạc khỏi trọng tâm câu hỏi.
Trả lời “không” khi được hỏi “Bạn có câu hỏi nào không?”.
Chỉ chuẩn bị trên giấy mà không bao giờ tập nói thành tiếng.
Câu hỏi thường gặp
Cần bao nhiêu thời gian để chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn? Không có thời lượng lý tưởng, nhưng vài giờ chia ra nhiều ngày sẽ giúp bạn hoàn thành bảy bước và quan trọng hơn cả là luyện nói nhiều lần. Với buổi phỏng vấn quan trọng, hãy bắt đầu ngay khi có lịch hẹn.
Có nên học thuộc lòng câu trả lời không? Không. Hãy ghi nhớ cấu trúc câu trả lời và các ví dụ, đừng ghi nhớ câu chữ. Nhà tuyển dụng muốn một cuộc trao đổi tự nhiên, và câu trả lời học thuộc sẽ bị phát hiện ngay.
Chuẩn bị phỏng vấn thế nào khi chưa có kinh nghiệm làm việc? Hãy dựa vào các kỳ thực tập, chương trình vừa học vừa làm, đồ án, công việc làm thêm thời sinh viên và hoạt động tình nguyện: chúng cung cấp những ví dụ có giá trị không kém để minh họa phẩm chất của bạn.
Chuẩn bị phỏng vấn trực tuyến như thế nào? Phần chuẩn bị nội dung vẫn giống nhau. Hãy kiểm tra kỹ thuật từ hôm trước, chọn không gian yên tĩnh và đủ ánh sáng, đồng thời tập nhìn vào camera thay vì nhìn màn hình.
